Intelligence Development Program - Lập trình thông minh - Blog về học lập trình, mã nguồn, phần mềm, công nghệ mới mực in mã vạch, chip xử lý mã nguồn.

GIỚI THIỆU ALFRESCO DMS – HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU NGUỒN MỞ




Alfresco ECM
Một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một hệ thống máy tính (hoặc thiết lập các chương trình máy tính) được sử dụng để theo dõi và lưu trữ tài liệu điện tử và / hoặc hình ảnh của tài liệu giấy. Thuật ngữ này có một số trùng lặp với các khái niệm về hệ thống quản lý nội dung. Nó thường được xem như một thành phần của các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) và liên quan đến quản lý tài sản kỹ thuật số, hình ảnh tài liệu, hệ thống quy trình làm việc và hệ thống quản lý hồ sơ.


Alfresco DMS
Đối với bất kỳ tổ chức nào thì sự hài lòng, dịch vụ khách hàng, tính liên tục trong kinh doanh hay phối hợp hiệu quả thì quản lý tài liệu vẫn chiếm vai trò rất quan trọng.
Ngày nay, người dùng muốn một giải pháp hành chính đơn giản, với ứng dụng được cấu hình đơn giản, trong khi các công ty, tổ chức muốn nhất quán trong quản lý với một hệ thống quản lý nội dung mạnh, mềm dẻo đáp ứng yêu cầu. Alfresco cung cấp hệ quản trị tài liệu nguồn mở hàng đầu có các tính năng chụp ảnh, tìm kiếm và cộng tác đơn giản với nhiều dịch vụ thư viện đầy đủ và quản lý qui trình trong một nơi mạnh mẽ và hợp nhất.
Quản lý tài liệu truyền thống
Quản trị tài liệu kiểu truyền thống gây khó khăn cho người quản lý bởi một đống tài liệu phức tạp được phát triển theo bề dày lịch sử của những ứng dụng phần mềm doanh nghiệp lớn và phức tạp. Đó là một hệ thống quản lý:
Phức tạp và khó sử dụng
Chi phí cao
Ít người ưa chuộng – khoảng 5% người sử dụng
Việc lựa chọn một hệ thống tài liệu mạnh, phức tạp hay đơn giản dùng một hệ thống thiếu những tính năng cần thiết dẫn đến tỉ lệ người ưa chuộng rất thấp. Những hệ thống người dùng đã quen thuộc là:
Chia sẻ Ổ đĩa để lưu trữ
Gửi Email cho đối tác
Tìm kiếm trên Google
Tổ chức phân loại thông tin như Yahoo
Cấu trúc thư mục và mục lục của kế hoạch dự án


Hệ thống quản lý tài liệu Alfresco
Alfresco cung cấp hệ quản trị tài liệu có giao diện thân thiện lôi cuốn người dùng, được xây dựng trong một hệ thống với các dịch vụ bên ngoài thông suốt trong hệ ECM hoàn chỉnh.
Hệ thống tập tin ảo - Thay thế ổ đĩa chia sẻ và cung cấp cùng một giao diện
Quy tắc giống thư điện tử - Cấu hình qui tắc plug-in để tự động các xử lý tay và các xử lý bên ngoài
Tìm kiếm giống Google - Tìm kiếm trực tiếp từ FireFox hoặc IE7
Xem giống như Yahoo - Trích dẫn và phân lọai siêu dữ liệu tự động
Không gian thông minh -Không gian cộng tác thông thường tốt nhất
Hỗ trợ qui trình thông suốt
Đóng góp nội dung
Hệ thống tập tin ảo làm ECM đơn giản như một ổ đĩa chia sẻ thông thường
Đồng bộ hóa cặp tài liệu CIFS
Cổng truy cập – JSR-168
Phân loại nội dung
Trích siêu dữ liệu và phân loại từ tất cả các giao diện
Tìm kiếm nâng cao
Tìm kiếm mở trên FireFox hoặc IE7 thông qua nhiều kho chứa Alfresco và những kho chứa bên ngoài khác
Công cụ quản lý và chuyển đổi dữ liệu
Dịch vụ chuyển đổi Office sang ODF/PDF, PowerPoint sang Flash
Library Services
Đưa dữ liệu vào/ra – Kiểm tra phiên bản chính và phụ
Kiểm toán – Ai tạo, ai cập nhật, tạo khi nào, cập nhật khi nào
Liên kết tài liệu – nhiều cấp
Cộng tác nhóm
Wizard thư viện - ứng dụng tốt nhất cho cấu trúc tài liệu, nội dung, bảng mẫu, quy tắc và tiến trình
Diễn đàn trợ giúp - bàn luận
Tiến trình làm việc dựa trên Email đơn giản – “chi phép/ không cho phép” nhúng URL
Gửi Email và thông báo thay đổi bằng RSS
Tích hợp tiến trình công việc
Tích hợp jBPM – hỗ trợ tiến trình công việc phức tạp
Quản lý nhiệm vụ theo biểu đồ
Quá trình thực thi – Quản lý chu trình làm việc của văn bản an toàn
Bảo mật
Quản lý người dùng và bảo mật dữ liệu với Người dùng, Nhóm, Vai trò
Bảo mật theo mức độ tài liệu
Đăng nhập một lần thông qua NTLM hoặc LDAP
Lợi ích
Tăng tính ưa chuộng của người dùng – Tất cả người dùng trong hệ thống
Giảm chi phí đáng kể
Giảm rủi ro
Triển khai nhanh

Alfresco WCM
Quản lý nội dung Web 2.0 là một chuyển đổi lớn được mong đợi cả về kỹ thuật cũng như khách hàng. Ngày nay khách hàng thường dùng Google Maps, GMail, Blogger, Flickr, del-icio.us, và Wikipedia. Những dịch vụ mới này – phù hợp với xu thế mới của Web 2.0 – một lần nữa đã khẳng định được niềm tin tạo ra một nền tảng cả về yêu cầu kỹ thuật cũng như yêu cầu về kinh doanh trong việc quản lý nội dung. Điều này ảnh hưởng cơ bản đến sự mong đợi của người dùng trong lĩnh vực: Giao diện người dùng, những người tham gia, dịch vụ cộng đồng, phân loại và lòng tin – tất cả được xây dựng trong một cơ sở hạ tầng được phân cấp.
Quản lý nội dung web 2.0 là một nền quản trị nội dung web cung cấp:
Kinh nghiệm người dùng phong phú.
Kiến trúc động cho người tham gia.
Thông minh và đáng tin cậy.
Giảm chi phí hiệu quả.

Alfresco Web Content Management
Alfresco được xây dựng trên những cộng cụ nguồn mở như Spring, Hibernate, Lucene, JSF – là những lựa chọn thông thường của các nhà phát triển web ngày nay. Nó cung cấp một kho chứa cho tòan đội trên nền quản lý nội dung Web 2.0:
Kho chứa nội dung JSR-170 biến đổi được nhất công nghiệp.
Tính mềm dẻo, chịu đựng lỗi và sẵn sàng cao – Bất cứ trang nào, tự khôi phục lỗi và chuyển tiếp sang dự phòng.
Quản lý thiết lập thay đổi trên nhiều trang – Hỗ trợ cho các dự án, hộp cát giới hạn, những bộ thay đổi, các lớp và điểm khôi phục.
Xuất giao tác trên nhiều trang – Bảo đảm phân phát đến nhiều trang khi đang thực hiện.
Máy chủ ảo – Xem trước cái trang web 2.0 được cập nhật theo ngữ cảnh. Xem cả quá khứ, hiện tại và tương lai.
Triển khai máy chủ – Triển khai giao tác và phục hồi hệ thống trang web đến những môi trường đã chạy.
Máy chủ nội dung web – Tích hợp quản trị chứng từ, kiểm tra và điểm phục hồi.
Quản trị nội dung theo tiến trình kinh doanh.

Chức năng người dùng
Người dùng có được những chức năng hơn cả mong đợi, những công cụ WCM riêng:
Các dịch vụ nội dung trong cộng đồng những người tham gia có thể nhúng vào được.
Thông tin phân phát theo ngữ cảnh dựa trên tính thông minh cộng đồng.
Có biểu mẫu cơ bản chuẩn để tạo trang dùng XForms.
Xuất bản thành nhiều kênh – bằngXML.

Workflow – Email cơ bản.
Xem được các cập nhật mới nhất của trang web mà không bị gián đoạn.
Quản lý nhánh – Các nhánh song song và ghép.
Quản lý phụ thuộc – Quản lý các tác động ảnh hưởng và cập nhật tự động.
Những biểu mẫu được xây dựng sẵn – Websites và các thành phần của trang web.
Dễ sử dụng lại kiểu dáng tồn tại.

Lợi ích
Hệ WCM nguồn mở có những lợi ích quan trọng như:
Thời gian – Tốn hàng tuần đến hàng giờ để triển khai một hệ thống đã thay đổi.
Chi phí – Một máy chủ ảo
Chất lượng – Một kho chứa. Xem trước được.
Sự hài lòng – Khung kiểm sóat chung. Một máy chủ ảo cho quá khứ, hiện tại và tương lai, Kiểm tra định hướng dịch vụ, Chuyển đổi – Chuyển đổi dựa trên tập tin đơn giản.

Alfresco RM
Nhiều tổ chức đang phải đối mặt với nghĩa vụ pháp lý ngày càng tăng do vậy họ phải đmả bảo việc quản trị, duy trì và tuân theo các thủ tục ngày một tốt hơn. Sự cần thiết phải nắm bắt, quản lý và kiểm soát thông tin của công ty tốt hơn mà phần nhiều thông tin trong số đó nằm trong tài liệu kinh doanh, email, báo cáo tài chính, vv, đang dẫn tới việc các công ty triển khai giải pháp Quản lý hồ sơ để giúp:
Đảm bảo tuân thủ các quy tắc và thủ tục của doanh nghiệp.
An toàn hệ thống, tài liệu, hồ sơ liên quan khác với những truy cập (hoặc không chủ ý) trái phép.
Địa chỉ phù hợp với các yêu cầu pháp lý và quy định.
Nhưng giải pháp Quản lý hồ sơ truyền thống thường:
Ngắt kết nối – những giải pháp độc lập cần được tích hợp với các hệ thống nội bộ ECM khác.
Ứng dụng phức tạp được thiết kế để đáp ứng quản lý hồ sơ chuyên dụng.
Tốn kém – phần mềm sở hữu hệ thống đi kèm với một thẻ với giá thành quá cao.
Độc quyền – Thiếu triển khai trên quy mô rộng, chỉ được sử dụng bởi đội ngũ Quản lý hồ sơ cốt lõi.

Quản lý hồ sơ Alfresco
Được chứng nhận theo tiêu chuẩn của Bộ Quốc phòng Mỹ (DoD) 5.015,02, các giải pháp Alfresco cung cấp tất cả các chức năng cần thiết để giúp các tổ chức nắm bắt, phân loại, kiểm soát và xử lý một số lượng lớn các hồ sơ của công ty. Tuy nhiên, giải pháp Alfresco đã được thiết kế để giải quyếtnhững vấn hạn chế của các giải pháp tương tự. Các module quản lý hồ sơ Alfresco đã được thiết kế để:
Đơn giản để sử dụng – Cung cấp khả năng quản lý hồ sơ thông qua giao diện dễ sử dụng. Sắn cõ thông qua một giao diện dựa trên web để truy cập dễ dàng từ vị trí bất kỳ, thông qua các tiêu chuẩn chung (CIFS) Internet File System – đơn giản để sử dụng như một ổ đĩa mạng chia sẻ – hoặc thông qua một ứng dụng email IMAP tương thích, để cung cấp trình hỗ trợ “kéo và thả ‘ đơn giản cho hồ sơ email.
Một khả năng mở rộng kho đơn – Alfresco sử dụng một kho đơn để hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu ECM của công ty, bao gồm cả quản lý tài liệu, Quản lý hồ sơ, Email Archive, Web Content Management và cộng tác nhóm.Dễ dàng triển khai – Thiết kế và xây dựng sử dụng công nghệ hiện đại ngày nay. Alfresco ECM có thể được cài đặt trên tiền đề tận dụng cả hai công nghệ độc quyền hoặc công nghệ mở, hoặc cung cấp thông qua một triển khai Cloud.
Chi phí hiệu quả – doanh nghiệp không phải trả khoản lệ phí nào trước xin được giấy phép, các giải pháp nguồn mở Alfresco thường chiếm một chi phírất nhỏ so với các giải pháp truyền thống.

Ebook